働き方改革への対応、何から手をつければよい？

働き方改革についておさらい

働き方改革関連法の労働時間法制の見直しが施行されました。大企業は2019年4月、中小企業は2020年4月より始まっています。

この「見直し」の目的は、残業を少なくし、また年次有給休暇を取りやすくすることで、従業員の働きすぎを防ぐこととされています。そして従業員のライフワークバランスを実現することです。

ですので、はじめに着手すべきは、労働時間・残業時間の管理と年次有給休暇の取得の、この２点ということになります。

時間外労働の「罰則付き上限規制」

今回の法改正で、残業時間について「罰則付き上限規制」が定められています。ですので法律で定められた上限を超える時間外労働は、絶対的に禁止となります。

法律による上限（限度時間の原則）は、月45時間、年360時間、（特別条項／年６か月まで）年720時間、複数⽉平均80時間※1、⽉100時間未満※1です。

※1　休日労働を含めた時間

しかし、限度時間（⽉45時間・年360時間）を超える時間外労働を⾏わせることができるのは、通常予⾒することのできない業務量の大幅な増加など、臨時的な特別の事情がある場合に限られます。

違反した場合は、６ヶ月以下の懲役もしくは、30万円以下の罰金が科される場合があります。

そしてこれらに伴い、「36協定」「特別条項」の見直しが必要です。「新36協定」ではその書式そのものが変更されています。特に「新36協定」の書式で特別条項を含む場合は「旧36協定」より記載項目が増えています。

３６協定届の記載例（厚生労働省のHPのPDFが開きます）

労働時間の把握義務

残業時間を含めた労働時間を把握し保存することが義務付けされています。またその把握方法は「客観的方法による把握」が求められています。

つまり、手書きの勤務表であったり、自己申告による時間管理ではなく、「タイムカードによる記録、パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録等の客観的な方法であること」と厚生労働省令で定められました。

ですので、各企業は客観的な労働時間の把握方法を整える必要があります。そして勤務開始・終了の労働時間把握のルールも整えねばなりません。

そのため「ツール選定」が重要で、「出入場管理システム」や「クラウド勤怠管理ソフト」などを選定しましょう。

打刻方法をタイムカード、スマホやパソコンで行うなど、自社の勤務体系への導入の容易さを考慮し、使いやすいソフトやシステムを選定することが大切です。

年5日の年次有給休暇の確実な取得

労働基準法では、労働者は雇入れの日から６ヶ月継続して雇われており、かつ、全労働日の８割以上を出金している場合には、原則として１０日の年次有給休暇を与える必要があります。

①原則となる付与日数

使用者は、労働者が雇入れの日から6か月間継続勤務し、その6か月間の全労働日の8割以上を出勤した場合には、原則として10日の年次有給休暇を与えなければなりません。

(※)対象労働者には管理監督者や有期雇用労働者も含まれる。

継続勤務年数	６ヶ月	1年 ６ヶ月	2年 ６ヶ月	3年 ６ヶ月	4年 ６ヶ月	5年 ６ヶ月	6年 ６ヶ月
付与日数	10日	11日	12日	14日	16日	18日	20日

②パートタイム労働者など、所定労働日数が少ない労働者に対する付与日数

パートタイム労働者など、所定労働日数が少ない労働者については、年次有給休暇の日数は所定労働日数に応じて比例付与される。

比例付与の対象となるのは、所定労働時間が週30時間未満で、かつ、週所定労働日数が4日以下 または年間の所定労働日数が216日以下の労働者。

週所定 労働日数	1年間の所定労働日数		継続勤務年数
			６ヶ月	1年 ６ヶ月	2年 ６ヶ月	3年 ６ヶ月	4年 ６ヶ月	5年 ６ヶ月	6年 ６ヶ月
4日	169日〜 216日	付与日数	7日	8日	9日	10日	12日	13日	15日
3日	121日〜 168日		5日	6日	6日	8日	9日	10日	11日
2日	73日〜 120日		3日	4日	4日	5日	6日	6日	7日
1日	48日〜 72日		1日	2日	2日	2日	3日	3日	3日

(※)表中「赤字」部分に該当する労働者は、2019年4月から義務付けられる「年5日の年次有給休暇の確実な取得」の対象となる。

上記の表で、10日以上の年次有給休暇が付与された方を対象に、使用者は年5日の年休を労働者に取得させることが義務となりました。

つまり使用者は労働者ごとに、年次有給休暇を付与した日（基準日）から、1年以内に5日について、取得時季を指定して年次有給休暇を取得させねばなりません。

この時季指定の方法ですが、使用者は労働者の意見を聴取する必要があります。またできる限り、労働者の希望に沿った取得時季になるよう、聴取した意見を尊重する様に努めねばなりません。

ところで、既に5日以上の年次有給休暇を請求・取得している労働者に対しては、使用者による時季指定は不要で、また、することはできません。

使用者は労働者ごとに、年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保存しなければなりません。この管理も前述の勤務時間の把握と同様に、紙ではなく「システム化」で管理することが望ましいのではないでしょうか。

休暇に関する規定は、就業規則の絶対的必要記載事項ですので、使用者による年次有給休暇の時季指定を行う場合は、対象となる労働者の範囲および時季指定の方法等について、就業規則に記載する必要があります。

この5日の年次有給休暇についても罰則が定められています。

・年5日の年次有給休暇を取得させなかった場合(※)、および就業規則に記載していない場合は、30万円以下の罰金。

・労働者の請求する時季に所定の年次有給休暇を与えなかった場合(※)、6ヶ月以下の懲役、または30万円以下の罰金。

年次有給休暇を管理しやすくするための方法

職場や事業所によっては、入社日が異なる人が混在するケースがあります。入社日を基準とした場合には、誰がいつまでに5日の年次有給休暇を取得せねばならないかの管理が煩雑になります。

この場合の対応方法としては、基準日を年始（1月1日）や年度始め（4月1日）に統一することが有効でしょう。基準日を統一することで、より多くの人を統一的に管理することが可能です。

年5日の確実な取得のために

労働者が職場の上司や同僚に気兼ねなく年次有給休暇を取得するために、職場で年次有給休暇取得計画表を作成し、計画的に取得することが大切です。有給休暇取得計画表は基準日、もしくは四半期ごとに作成することで、調整もしやすくなります。

また夏季休暇や年末年始に年次有給休暇を計画的に付与し、大型連休とすることもできます。この方法は企業や事業場全体の休業による一括付与方式や、特定の班、グループ別の交代制付与方式で多く採用されています。

さらに業種によっては、閑散期に計画的付与日を設けて年次有給休暇の取得を促進しています。事業形態によっては様々なケースがあることが予想されますが、年次有給休暇を取得しやすい環境づくりに取り組みましょう。